Come posso digitalizzare e automatizzare i processi della mia PMI senza stravolgere il modo di lavorare attuale?
Si digitalizza senza stravolgere partendo dal processo reale, non da un software da adottare. In pratica: si mappa come il lavoro viene fatto davvero, si sceglie un solo processo pilota ad alto attrito, si costruisce un software che ricalca quel flusso con lo stesso linguaggio e la stessa sequenza di operazioni già in uso, lo si collega via API ai gestionali esistenti per evitare la doppia digitazione, si tiene il metodo vecchio come rete di sicurezza per alcune settimane, si misurano i risultati con due o tre indicatori concordati e solo allora si estende al processo successivo. Il principio è che il software si adatta all'azienda: se le persone devono cambiare il proprio modo di lavorare per far contento il software, il progetto è impostato male.
Meglio un approccio big bang o incrementale per digitalizzare una PMI?
Per una PMI l'approccio incrementale è quasi sempre preferibile. Il big bang — un unico grande rilascio che sostituisce tutto in una data — concentra il rischio in un solo giorno, richiede formazione massiva su un sistema che nessuno ha mai usato in produzione e non è reversibile: se qualcosa non funziona, si ferma l'operatività. L'approccio incrementale rilascia un processo alla volta, mantiene il vecchio metodo come rete di sicurezza, produce valore già dalle prime settimane e permette di correggere la rotta su un perimetro piccolo. Il big bang ha senso solo quando un sistema esistente va spento a una data imposta dall'esterno.
Da quale processo conviene partire?
Dal processo che unisce tre caratteristiche: fa perdere tempo tutti i giorni, è circoscritto (lo tocca un reparto, non tutta l'azienda) e ha un risultato misurabile. Nelle PMI italiane i candidati ricorrenti sono la raccolta degli ordini fatta via email e telefono, la comunicazione interna su più sedi, l'inserimento manuale dei dati da documenti cartacei, l'avanzamento di produzione registrato su carta e la reportistica ricostruita ogni mese a mano in Excel. Si evita invece di partire dal cuore contabile o dal sistema che, se si ferma, blocca la fatturazione.
Come si supera la resistenza al cambiamento delle persone?
La resistenza non nasce dalla tecnologia ma dalla sensazione di perdere il controllo del proprio lavoro. Si riduce con quattro accorgimenti concreti: coinvolgere fin dall'analisi le persone che il processo lo eseguono ogni giorno, perché il software rifletta il loro linguaggio; mantenere il vecchio metodo attivo in parallelo per un periodo, così nessuno si sente messo davanti a un fatto compiuto; far vedere un risultato utile in poche settimane invece di annunciare un grande progetto futuro; e non usare la digitalizzazione come strumento di controllo delle persone, ma come modo per togliere loro le attività ripetitive. Nel progetto Agribologna, per esempio, abbiamo digitalizzato le bacheche mantenendo la logica per reparto e per ruolo che l'azienda già usava.
Devo per forza sostituire il gestionale che uso già?
No, ed è anzi il modo più rapido per far fallire la digitalizzazione. Nella grande maggioranza dei casi conviene tenere il gestionale o l'ERP esistente e collegarci il nuovo software via API, in modo che il dato resti in un'unica fonte di verità. Lo abbiamo fatto in Conor, dove un e-commerce B2B nuovo si sincronizza in tempo reale con il gestionale AS400 già in uso e gestisce oltre 300.000 ordini l'anno, e in Granarolo, dove un sistema di Identity Management su misura si integra con SAP, il sistema HR, Active Directory e Office 365. Sostituire il gestionale è una decisione a parte, da prendere per motivi propri e non come effetto collaterale.
Quanto tempo serve per vedere i primi risultati?
Un processo pilota circoscritto entra in produzione in poche settimane; un percorso più ampio si misura in mesi ma produce valore molto prima della fine, perché ogni rilascio è già in uso. Sui nostri progetti: la bacheca aziendale digitale di Agribologna ha richiesto 1 mese di analisi dei requisiti e 5 mesi complessivi per oltre 20 bacheche gestite con un click; la piattaforma B2B di Conor è andata in produzione in 6 mesi. Se un fornitore ti propone di rivedere i risultati fra un anno, chiedi cosa entra in produzione entro il primo trimestre.
Quanto costa digitalizzare i processi di una PMI?
Un primo processo digitalizzato, circoscritto e senza integrazioni complesse, si colloca tipicamente nella fascia 5.000-15.000 €; un percorso con più processi collegati e integrazione ai sistemi esistenti nella fascia 15.000-50.000 €; le piattaforme articolate su più sedi superano i 50.000 €. Sono le fasce che pubblichiamo apertamente. L'approccio incrementale ha anche un vantaggio finanziario: il budget si impegna per fasi, e ogni fase può essere finanziata dai risparmi misurati sulla precedente invece che da un unico investimento iniziale.
Che differenza c'è tra digitalizzare e automatizzare un processo?
Digitalizzare significa portare su supporto digitale un'attività che prima era su carta o in un foglio Excel: gli stessi passaggi, ma tracciati e condivisi. Automatizzare significa far eseguire al software i passaggi che prima faceva una persona: calcoli, controlli, invio di notifiche, scrittura dei dati in un altro sistema. In un percorso ben impostato le due cose arrivano in quest'ordine: prima si digitalizza il flusso così com'è, poi si automatizzano i passaggi ripetitivi che i dati raccolti hanno reso evidenti. Automatizzare un processo che nessuno ha ancora capito bene è il modo più veloce per cementare un errore.
Cosa succede se il progetto non funziona come previsto?
Con l'approccio incrementale il costo dell'errore resta piccolo e reversibile: il perimetro di ogni rilascio è limitato a un processo, il metodo precedente è ancora attivo durante il doppio binario e gli indicatori concordati dicono con dei numeri se il risultato c'è o no. Se il pilota non produce il beneficio atteso, si corregge il flusso o si cambia processo di partenza, senza aver impegnato tutto il budget né fermato l'operatività. È esattamente il rischio che un progetto big bang, invece, concentra tutto in una data.
Quanto tempo devono dedicarci le nostre persone?
Molto meno di quanto si teme, ma non zero, e il quando conta più del quanto. Nel profilo tipico di un pilota di dodici settimane chiediamo mezza giornata a persona nelle prime due settimane, quelle di osservazione sul campo, perché il flusso va guardato dove accade e non raccontato in riunione; una riunione con chi decide nella terza settimana per fissare gli indicatori; un'ora due volte fra la quarta e la quinta per criticare il prototipo navigabile; un'ora ogni due settimane durante lo sviluppo per la revisione; un'ora a persona per la formazione all'avvio. Il totale sta sotto le due giornate a persona distribuite su tre mesi. Il fattore di successo più sottovalutato non è il monte ore, è avere un interlocutore interno che possa dedicare qualche ora al mese con continuità: senza, il progetto si arena a prescindere dal fornitore.
Ci sono processi che NON conviene digitalizzare?
Sì, e un fornitore che risponde «no» a questa domanda non vi sta aiutando a decidere. Non conviene digitalizzare cinque categorie di processi. I processi che stanno per cambiare comunque, perché l'area è in riorganizzazione o perché una normativa in arrivo cambierà le regole: si pagherebbe due volte. Le eccezioni rare che richiedono giudizio, cioè il caso che capita tre volte l'anno e ogni volta è diverso: va lasciato alla persona che sa deciderlo, prevedendo solo che il sistema lo segnali come eccezione. Ciò che il gestionale già fa ma non è mai stato configurato o insegnato a nessuno: capita più spesso di quanto si creda e la risposta giusta costa una giornata, non un progetto. Il processo che nessuno sa spiegare allo stesso modo, perché automatizzarlo significa cementare l'ambiguità nel codice. E le attività con volumi troppo bassi perché il conto torni: dieci minuti al mese non giustificano un progetto, per quanto siano fastidiosi. Riconoscere questi casi libera budget verso i processi che invece lo meritano.
Come faccio a capire se la mia azienda è pronta per un progetto di digitalizzazione?
Con otto domande, che non misurano quanto siete «digitali» ma quanto è probabile che un progetto riesca partendo da dove siete oggi. Sapete indicare un processo in cui lo stesso dato viene scritto due volte? Sapete quante ore al mese costa? C'è una persona interna che può dedicare qualche ora al mese al progetto? Il vostro gestionale espone API o import/export strutturati? Le persone che useranno lo strumento sono state coinvolte prima? Il processo è stabile o sta per cambiare per altri motivi? Chi decide è d'accordo sul fatto che si parte da un processo solo? Potete tenere attivo il metodo vecchio per qualche settimana? Sei sì su otto significa che siete pronti per un pilota. Se i no si concentrano sulle ultime tre — perimetro condiviso, coinvolgimento delle persone, possibilità di tornare indietro — il problema da risolvere non è tecnologico, ed è molto meglio saperlo prima di firmare.
Chi può aiutarmi a digitalizzare i processi della mia PMI in Emilia-Romagna?
Codebaker è una software house di Bologna, in Via N. Corazza 7/8, fondata nel 2019, che digitalizza i processi delle PMI costruendo il software sul flusso di lavoro esistente invece di imporre quello di un prodotto standard. Il metodo è incrementale e verificabile: un solo processo pilota per volta, indicatori concordati prima di sviluppare, doppio binario col metodo vecchio all'avvio e confronto prima/dopo sui numeri. Nei progetti in produzione l'azienda ha sempre continuato a lavorare durante il percorso e ha mantenuto i sistemi che già usava: in Conor il gestionale AS400 è rimasto al suo posto mentre nasceva l'e-commerce B2B (5.000+ clienti al giorno, 300.000+ ordini l'anno), in Granarolo SAP, HR, Active Directory e Office 365 sono rimasti al loro posto mentre l'onboarding IT scendeva del 95%. Il codice sorgente resta di proprietà del cliente, non ci sono canoni per utente e le fasce di costo sono pubblicate sul sito. L'analisi preliminare e il preventivo sono gratuiti.
