Dashboard e Business Intelligence su Misura per PMI

Nella maggior parte delle PMI manifatturiere e logistiche i dati non mancano: sono sparsi. Una parte vive nel gestionale, una parte nella telemetria dei macchinari, una parte nei file che arrivano da fornitori e clienti e una parte, spesso la più importante, in fogli di calcolo che una persona sola aggiorna a mano. Il risultato è che per rispondere a una domanda semplice — quanti ordini sono in ritardo, quanto scarto ha prodotto una linea questo mese — servono ore di lavoro, e due persone che partono da fonti diverse arrivano a due numeri diversi.

Una dashboard di business intelligence su misura interviene proprio qui: mette d'accordo le fonti, fissa una definizione condivisa di ogni indicatore e la rende disponibile a chi deve decidere, aggiornata da sola. Il valore non sta nel grafico, che è la parte più facile, ma nel lavoro di integrazione e di riconciliazione che c'è sotto — ed è esattamente la parte che un tool di visualizzazione dà per scontata.

È la domanda che ci viene posta più spesso, e la risposta onesta è che non sono due alternative in conflitto. Un tool BI di mercato — Power BI, Tableau, Qlik e simili — è eccellente nel visualizzare e nel lasciare agli utenti la libertà di esplorare i dati. Il suo presupposto, però, è che i dati arrivino già puliti e organizzati in un modello coerente. Nelle PMI quel presupposto è quasi sempre falso, ed è lì che i progetti BI si arenano: non sulla grafica, ma sul fatto che lo stesso articolo ha tre codici diversi in tre sistemi diversi.

Nella pratica il progetto più solido è spesso ibrido: costruiamo su misura il livello di integrazione e il modello dati — la parte difficile — e lasciamo la visualizzazione allo strumento che l'azienda ha già adottato, se ne ha uno. Se invece non c'è nulla, una dashboard applicativa dedicata evita di introdurre un canone per utente su un'esigenza che riguarda cinque persone.

Le fonti tipiche di un progetto di business intelligence in una PMI sono il database del gestionale, la telemetria dei macchinari, i sistemi di magazzino e spedizione, l'e-commerce e un numero variabile di fogli di calcolo. Le leggiamo tramite le API e le integrazioni su misura che sviluppiamo, con connettori verso ambienti anche datati come AS400 e SAP quando servono.

Il lavoro serio, però, non è tecnico: è la riconciliazione. Lo stesso articolo o lo stesso cliente sono quasi sempre codificati in modo diverso nei diversi sistemi, e finché quelle corrispondenze non sono esplicite nessun grafico è affidabile. Per questo la prima fase del progetto è sempre una mappatura delle fonti con i responsabili di reparto, e non la scelta dello strumento di visualizzazione.

Se il quadro che emerge è che i dati sono sparsi perché manca un sistema che li tenga insieme, il percorso naturale non è la dashboard ma un ERP personalizzato, con la dashboard costruita sopra in un secondo momento. Te lo diciamo in fase di analisi, prima che diventi un problema. Il tema si inserisce nel percorso più ampio di digitalizzazione dei processi aziendali.

Non esiste un tool di business intelligence «migliore» in assoluto per le PMI: esiste quello coerente con il punto in cui si trova l'azienda. Prima di guardare le funzionalità conviene rispondere a tre domande, perché sono quelle che determinano se lo strumento verrà usato o abbandonato dopo sei mesi.

Nel manifatturiero la richiesta più frequente riguarda l'avanzamento di produzione e i fermi macchina; nella logistica la puntualità delle consegne e la saturazione dei mezzi; nel food la tracciabilità di lotto e le rese di trasformazione. Sono tre esempi diversi di uno stesso schema: pochi indicatori, definiti insieme a chi decide, alimentati da fonti che prima non si parlavano. Il resto — la scelta del tool — viene dopo, ed è la parte più facile.